Todos nós já utilizamos planilhas eletrônicas como única forma de controlar as tarefas profissionais, não é verdade? Mas até quando devemos utilizá-las? Até que ponto as planilhas ajudam ou atrapalham os controles?
Usar planilhas eletrônicas para gestão e controle é algo bem comum quando empresários iniciam seus negócios e não podemos negar que essa ferramenta oferece uma série de funcionalidades muito úteis para o dia a dia, mas então por que essa ferramenta pode prejudicar uma empresa?
Ao logo do tempo, com o aumento e complexidade das operações da empresa surgem necessidades adicionais de controle que a planilha eletrônica não consegue atender de forma simples e rápida.
E quais seriam estes pontos?
Nesta questão temos dois pontos importantes para abordar:
1 – Confiabilidade
O primeiro é que caso ocorra qualquer problema com o computador onde a planilha está salva, ou mesmo no servidor para os casos de utilização de rede, existe a grande possibilidade de alguns documentos serem excluídos indevidamente ou suas informações serem corrompidos.
O segundo caso se refere às fórmulas existentes na planilha. Não existe outra maneira de fazer a gestão de uma empresa com a utilização da planilha eletrônica sem a utilização de diversas fórmulas. E neste caso é necessário recorrer a profissionais experientes para a elaboração dos cálculos que podem estar baseados em uma interpretação pessoal do profissional. Isso sem falar que, mesmo que uma pessoa monte a planilha da maneira correta, se mais de uma pessoa for utilizá-la, existe a grande chance de algo dar errado.
2 – Informações
As informações são dinâmicas e envolvem muitas áreas que acabam gerando inúmeras planilhas e, em geral, com grande número de informações. As planilhas com o tempo se tornam muito grandes e pesadas, causando lentidão nos computadores e impedindo a agilidade na busca de algum dado específico.
3 – Análise
Toda planilha tem dois objetivos: controlar e analisar. Sendo assim, precisamos abordar as dificuldades de análise através de planilhas.
Uma análise de um negócio depende de visualizar os dados de setores como venda, estoque, financeiro, fiscal e assim por diante, portanto, para que o empresário consiga entender sua empresa através de planilhas, ele teria que acompanhar diversas versões de planilhas e fazer uma outra, com a junção desses dados, para aí sim, unificar tudo e concretizar sua análise.
4 – Integração
O item anterior nos leva ao maior malefício desse modelo de gestão, que é a falta de integração das informações.
Para gerir uma empresa é preciso trabalhar com diversas planilhas, o problema é que para fazer com que elas conversem entre si é praticamente impossível. Existem fórmulas que fazem com que o dado alterado em uma planilha influencie no resultado de outra, entretanto, além de deixar a planilha muito pesada, ela não funciona para a gestão em si. Ela funciona para entender que um produto foi tirado do estoque, por exemplo, mas num âmbito geral, ela deixa de ser útil.
Conclusão
A planilha eletrônica é uma ótima ferramenta, mas é necessário que o empresário fique atento e analise o momento certo de avançar para um novo patamar de gestão da empresa.
Atualmente existem diversos sistemas integrados de Gestão Empresarial, os chamados ERPs ( Enterprise Resource Planning ) que são fáceis de contratar e implantar, com custo baixo e sem investimentos adicionais. Com estes sistemas, os clientes naturalmente começam a olhar a empresa que implantou o sistema de gestão empresarial, como uma empresa em crescimento, preocupado em melhorar os controles operacionais e atender seus clientes de forma mais eficiente.
Pense nisso!
